Le logiciel comptable est outil dont le chef d’une entreprise  a besoin pour gérer son entreprise. Il est donc important que le logiciel utilisé contient toutes les fonctionnalités nécessaires.

Nous vous présenterons dans ce dossier comment une TPE doit procéder pour choisir un logiciel de comptabilité-gestion ainsi que les critères sur lesquels votre choix doit se porter.

Choisir un logiciel de comptabilité-gestion

Il existe  un bon nombre de logiciels de comptabilité-gestion ainsi que des applications en ligne . Pour choisir votre logiciel de comptabilité – gestion, vous devez :

• Lister les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre logiciel,

• Rechercher et catégoriser les logiciels que vous avez trouvé pour ne sélectionner que ceux qui répondent à vos besoins,

• Choisir un logiciel parmi ceux que vous avez sélectionné.

1. Lister les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre logiciel

Bien avant de faire des recherches sur internet , nous vous conseillons d’énumérer les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre logiciel de comptabilité-gestion. Cela vous permettra de sélectionner lors de vos recherches, les logiciels uniquement adaptés à vos besoins.

Voici une liste de quelques fonctionnalités habituelles dans un logiciel de comptabilité – gestion pour une TPE :

• Création et suivi des factures clients, des devis, des bons de commande,
• Suivi des règlements clients et fournisseurs,
• Synchronisation des comptes bancaires avec la comptabilité,
• Enregistrement automatique des factures de vente en comptabilité,
• Enregistrement des factures d’achats et des autres dépenses,
• Édition des livres comptables,
• Édition des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe)
• Export des données issues de la comptabilité en format exploitable par l’expert-comptable,
• Édition du fichier des écritures comptables,
• Comptabilité analytique,
• Création de tableaux de bord personnalisés,
• Suivi budgétaire,
• Gestion de la TVA et envoi des déclarations.

Si vous gérez vous-même toute votre comptabilité, votre logiciel doit absolument permettre  d’éditer le fichier des écritures comptables et les comptes annuels. 

2. Rechercher, catégoriser et sélectionner les logiciels de comptabilité – gestion

Lorsque vous entamez votre recherche d’un logiciel sur internet, vous tomberez sur plusieurs propositions d’applications. Il faudra alors classer par catégorie les différents logiciels de comptabilité – gestion trouvés afin de sélectionner ceux qui contiennent toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin . La catégorisation des logiciels peut être effectuée grâce à quelques questions :

• Le logiciel propose-t-il toutes les fonctionnalités dont j’ai besoin ?

• Le logiciel est-il adapté à mon métier ?

• L’éditeur du logiciel est-il fiable ?

• Le prix du logiciel entre-t-il dans mon budget ?

Concernant la dernière question, faites attention aux éditeurs qui proposent des prix très bas. Il est possible que  vous n’ayez accès qu’à une version limitée de l’application et vous serez quasiment obligé d’évoluer vers une version plus coûteuse. Il peut également s’agir d’une offre à prix réduit temporaire.

3. Choisir votre logiciel de comptabilité – gestion

Après avoir sélectionné des logiciels correspondant à vos besoins, vous devez en choisir un. Et votre . Voici une liste de critères que vous pouvez utiliser pour choisir votre logiciel de comptabilité – gestion :

• Le type d’application. Il s’agit soit d’un logiciel à installer sur votre ordinateur, soit d’une application en ligne.
• Le nombre d’utilisateurs possibles et la gestion des droits. Ce point est particulièrement important si vous êtes plusieurs dans l’entreprise à devoir utiliser le logiciel et les utilisateurs ne doivent pas avoir les mêmes droits.
• Les modalités de mise à jour de l’application. Cela permet de disposer d’une application à jour des dernières évolutions de la loi.
• La possibilité de bénéficier d’un service support et ses modalités. Il s’agit d’un autre point important, afin de ne pas vous retrouver bloqué trop longtemps en cas de problème et de pouvoir contacter un interlocuteur afin de le résoudre.
• La possibilité de suivre une formation pour la prise en main du logiciel. Cet élément est important si vous ne parvenez pas à maîtriser correctement l’application au début.

Nous vous conseillons :

• De tester plusieurs logiciels afin de choisir celui qui vous plaît le plus

• Consulter les notes et les critiques des utilisateurs sur les logiciels

Une fois que vous avez choisi votre logiciel de comptabilité, vous pouvez alors mettre en place votre comptabilité.

Écrit par : Clinton Tano, CPA auditeur, MBA, expert-comptable diplômé, Canada, France, Côte d’Ivoire.